Punkt wyjścia – klient, który „robił miliony”, ale ich nie widział

Nasz klient – firma szkoleniowa z kilkuletnią historią na rynku – generowała obroty na poziomie kilku milionów złotych rocznie. Z zewnątrz wyglądało to imponująco: znana marka, liczne projekty, kalendarz pełen szkoleń. Jednak gdy zajrzeliśmy pod powierzchnię, okazało się, że sytuacja była daleka od komfortowej.

  • Księgowo – balans na granicy „zero”. Po kilku latach działalności właściciele nie byli w stanie jednoznacznie powiedzieć, czy firma realnie zarabia.

  • Cash flow – problematyczny. W 2024 roku musieli dopłacić do biznesu z własnej kieszeni, aby utrzymać płynność.

  • Brak wiedzy, jak ustalać ceny szkoleń. Oferty były przygotowywane intuicyjnie, bez rzetelnej kalkulacji kosztów i marży.

  • Brak narzędzi analitycznych – właściciel, wizjoner i przedsiębiorca prowadzący kilka spółek, nie miał czasu ani kompetencji, by wejść w szczegóły finansowe.

Konsekwencja? Firma, mimo dużych obrotów, była jak samochód z pustym bakiem – jechała szybko, ale w każdej chwili mogła stanąć.

Nasza odpowiedź – od analizy do modelu zarządzania finansami

Na etapie rozmów klient jasno zakomunikował dwie rzeczy:

  • potrzebuje szybkich efektów,

  • nie ma budżetu na pełny, szeroki audyt.

Dlatego zdecydowaliśmy się na analizę finansową (węższą niż audyt, ale wystarczającą, by dać odpowiedzi „tu i teraz”). Już na tym etapie zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary wymagające zmian.

Następnie wdrożyliśmy:

  1. Schemat wynagrodzeń dla szkoleniowców – czyli największej grupy kosztowej. Dzięki temu klient zrozumiał, ile realnie kosztuje każde szkolenie i jak te koszty wpływają na wynik końcowy.

  2. Model raportowania, obejmujący:

    • budżet roczny,

    • cash flow,

    • analizę marż w podziale na 4 poziomy,

    • KPI finansowe i biznesowe,

    • koszt pozyskania leada,

    • narzut kosztów na jednego uczestnika szkolenia.

  3. Procedurę operacyjną w formie pisemnej, dzięki której raportowanie działa nie tylko wtedy, gdy jesteśmy obok – ale też jako stałe narzędzie dla zespołu klienta.

Co ważne – wszystkie rozwiązania zostały dostosowane do realiów firmy. Nie chodziło o teorię, ale o praktyczne narzędzia, które działają w codziennym zarządzaniu.

Efekty – liczby i decyzje oparte na danych

W krótkim czasie klient zyskał zupełnie nową perspektywę:

  • Dostęp do wyników finansowych w czasie rzeczywistym – dane są wgrywane na bieżąco i od razu przeliczane. Dla przykładu: kwiecień 2025 zamknęli 30 kwietnia, podczas gdy księgowość daje raport dopiero około 20–25 dnia następnego miesiąca. To prawdziwy przełom w szybkości podejmowania decyzji.

  • Precyzyjna kalkulacja kosztu na osobę szkoloną – z podziałem na koszty pośrednie, marketing, sprzedaż, zarząd.

  • Nowy sposób wyceny szkoleń – każde szkolenie można teraz ocenić pod kątem opłacalności:

    • czy pokrywa koszty,

    • czy daje zysk,

    • czy realizuje cele właścicieli w zakresie marży.

  • Większy spokój i pewność właścicieli – wreszcie wiedzą, gdzie firma zarabia, a gdzie traci. Mogą skupić się na rozwoju biznesu, a nie gaszeniu pożarów finansowych.

Głos klienta

„Od lat mieliśmy poczucie, że ciężko pracujemy i generujemy duże obroty, ale nie potrafiliśmy odpowiedzieć na proste pytanie: czy naprawdę zarabiamy? Czasami wręcz musieliśmy dopłacać do biznesu, co było frustrujące.

Dzięki nowemu modelowi zyskaliśmy przejrzystość. Widzimy dokładnie, ile kosztuje każde szkolenie, jaką marżę daje i czy warto je realizować. Raportowanie jest szybkie i proste – w dniu zamknięcia miesiąca mamy wszystkie dane. To dla nas ogromna zmiana. Wreszcie czuję, że kontroluję finanse firmy, a nie że one kontrolują mnie.”

Podsumowanie

Historia tej firmy szkoleniowej pokazuje, że nawet biznes generujący milionowe obroty może tracić pieniądze, jeśli brakuje mu narzędzi finansowych. Dopiero wprowadzenie prostych, ale skutecznych rozwiązań pozwoliło na:

  • odzyskanie płynności,

  • precyzyjne wycenianie usług,

  • podejmowanie decyzji w oparciu o liczby,

  • przygotowanie firmy na dalszy, rentowny rozwój.

 

To nie tylko case study – to historia prawdziwej transformacji.